Enpresaburu gisa, garrantzitsua da zure langileen datuak behar bezala gordetzea. Hori eginez gero, langileen datu pertsonalen erregistroak gordetzera behartuta zaude. Datu horiek gordetzeko orduan, Pribatutasun Legearen Datuak Babesteko Erregelamendu Orokorra (AVG) eta Datuak Babesteko Erregelamendu Orokorra (UAVG) Inplementatzeko Legea hartu behar dira kontuan. AVGk betebeharrak ezartzen dizkio enpresaburuari datu pertsonalen tratamenduarekin lotuta. Kontrol-zerrenda honen bidez, zure pertsonalaren fitxategiak baldintzak betetzen dituzten ala ez jakingo duzu.
- Zein datu trata daitezke pertsonal fitxategi batean?
Jarraitzen den arau nagusia zera da: pertsonal fitxategiaren xederako beharrezkoak diren datuak bakarrik sar daitezkeela: langilearekin lan-kontratua behar bezala betetzea.
Nolanahi ere, datu pertsonal "arruntak" gordeko dira, hala nola:
- izena;
- Helbidea;
- Jaioteguna;
- Pasaportearen/nortasun agiriaren kopia;
- BSN zenbakia
- Lan-kontratua sinatuta, lan-baldintzak eta eranskinak barne;
- Langileen errendimenduaren eta garapenaren datuak, esate baterako, balorazio-txostenak.
Enpresaburuek langileen fitxategia zabaltzea aukera dezakete, beste datu batzuk sartzeko, hala nola, enpresaburuaren ohar pertsonalak, absentismoaren erregistroa, kexak, abisuak, elkarrizketen aktak eta abar.
Enpresaburu gisa, garrantzitsua da datu hauek aldian-aldian eguneratzea legezko atxikipen-epeei dagokienez zuzena eta zehaztasuna bilatzeko.
- Noiz trata daitezke datu pertsonal "arruntak" pertsonal fitxategi batean?
Enpresaburuak kontuan hartu behar du noiz eta zein datu pertsonal «arrunta» gorde daitezkeen langileen fitxategian. AVG 6. artikuluaren arabera, enpresaburuek datu pertsonal "arruntak" gorde ditzakete langileen fitxategian 6 arrazoiren bidez. Arrazoi horien artean daude:
- Langileak tratamendurako baimena eman du;
- Tramitazioa beharrezkoa da langile (lan) hitzarmena gauzatzeko;
- Tramitazioa beharrezkoa da enpresaburuari dagokion legezko betebehar batengatik (esaterako, zergak eta kuotak ordaintzea);
- Tratamendua beharrezkoa da langilearen edo beste pertsona fisiko baten ezinbesteko interesak babesteko (arrisku akutua hurbil dagoenean baina langileak adimen-gaitasuna emateko gai ez denean, adibide bat agertzen da);
- Tramitazioa beharrezkoa da interes publikorako/ordena publikorako;
- Tramitazioa beharrezkoa da enpresaburuaren edo hirugarrenen legezko interesak asetzeko (langilearen interesak enpresaburuaren interes legitimoak baino handiagoak direnean izan ezik).
- Zein datu ez dira prozesatu behar pertsonal fitxategi batean?
Fitxategian sartzen diren datu "normal"ez gain, (normalean) sartu behar ez diren datuak ere badaude, izaera bereziki sentikorra dutelako. Hauek dira datu "bereziak" eta hauek dira:
- Sinesmenak;
- Orientazio sexuala;
- Arraza edo etnia;
- Datu medikoak (langileak borondatez emandakoak barne).
Datu "bereziak" AVGren arabera soilik gorde daitezke 10 salbuespenetan. 3 salbuespen nagusiak hauek dira:
- Langileak berariazko baimena eman du tratamendurako;
- Langileak berak nahita zabaldutako datu pertsonalak tratatzen dituzu;
- Prozesatzea beharrezkoa da interes publiko nagusi baterako (Holandako lege-oinarri bat behar da hori deitzeko).
- Langileen fitxategien segurtasun-neurriak
Nori dagokio langileen fitxategia ikusteko baimena?
Langileen fitxategia lana egiteko sarbidea behar duten pertsonek soilik ikusi ahal izango dute. Pertsona horien artean, adibidez, enpresaburua eta HR saileko langileak daude. Langileak berak ere eskubidea du bere langileen fitxategia ikusteko eta informazio okerra aldatzeko.
Fitxategiaren segurtasun-baldintzak
Honetaz gain, kontuan izan behar da AVGk langileen fitxategien biltegiratze digitalean edo paperean gordetzeko baldintzak ezartzen dituela. Enpresaburu gisa, langileen pribatutasuna babesteko neurriak hartzera behartuta zaude. Beraz, fitxategia ziberdelituaren, baimenik gabeko sarbideen, aldaketen edo ezabatzearen aurka babestu behar da.
- Langileen fitxategiak gordetzeko epea
AVGk dio datu pertsonalak epe mugatu batean gorde daitezkeela. Datu batzuk legez gordetzeko epearen mende daude. Gainerako datuetarako, enpresaburuak datuen zehaztasuna ezabatzeko edo aldizka berrikusteko epeak ezarri behar ditu. AVGk dio arrazoizko neurriak hartu behar direla datu okerrak artxiboan gordetzen direla ziurtatzeko.
Langileen fitxategiak gordetzeko epeei buruz gehiago jakin nahi duzu? Ondoren, irakurri gure bloga langileen fitxategiak gordetzeko epeak.
Zure langile-espedienteak betetzen al ditu goian adierazitako baldintzak? Orduan litekeena da AVG betetzea.
Blog hau irakurri ondoren, langile-fitxategi bati buruzko edo AVG-ri buruzko zalantzak badituzu, jar zaitez gurekin harremanetan. Gure enplegu abokatuak pozik lagunduko dizu!
