Enpresaburuek denboran zehar langileei buruzko datu asko prozesatzen dituzte. Datu horiek guztiak pertsonal fitxategi batean gordetzen dira. Fitxategi honek datu pertsonal garrantzitsuak ditu eta, horregatik, ezinbestekoa da hori modu seguruan eta zuzen egitea. Noiz arte onartzen dira (edo, kasu batzuetan, behartuta) datu horiek gordetzeko enpresaburuek? Blog honetan, pertsonal fitxategien legezko atxikipen-epeari eta horri aurre egiteko moduari buruz gehiago irakur dezakezu.
Zer da pertsonal fitxategia?
Arestian esan bezala, enpresaburuak maiz bere langileen langileen datuei aurre egin behar die. Datu hauek behar bezala gorde eta gero suntsitu behar dira. Hori pertsonal fitxategi baten bidez egiten da. Langileen izena eta helbidea, lan-kontratuak, errendimendu-txostenak, etab. Datu hauek AVG araudiaren araberako eskakizunak bete behar dituzte, eta denbora-tarte jakin batean gorde behar dira.
(Zure langile-fitxategiak AVG-ren baldintzak betetzen dituen ala ez jakin nahi baduzu, begiratu gure pertsonal-fitxategiko AVG kontrol-zerrenda hemen)
Langileen datuak gordetzea
AVG-k ez du datu pertsonalak gordetzeko epe zehatzik ematen. Ez dago erantzun zuzenik pertsonal-fitxategi baten atxikipen-epeari, datu (pertsonal) mota ezberdinez osatuta baitago. Datu-kategoria bakoitzari atxikipen-epe desberdin bat aplikatzen zaio. Pertsonak oraindik langilea den edo lana utzi duen ala ez ere eragiten du.
Atxikipen-aldien kategoriak
Goian esan bezala, pertsonal fitxategi batean datu pertsonalak gordetzearekin lotutako gordetze-epe desberdinak daude. Bi irizpide kontuan hartu behar dira, hots, langile batek lanean jarraitzen duen, edo lana utzi duen ala ez. Ondorengoak erakusten du noiz suntsitu behar diren datu batzuk, edo hobeto esanda, gorde behar diren.
Egungo pertsonalaren fitxategia
Ez da atxikipen-epe finkorik ezartzen oraindik lanean ari den langile baten indarreko langile-fitxategi batean dauden datuetarako. AVGk langileen fitxategiak "eguneratuta" edukitzeko betebeharra soilik ezartzen die enpresariei. Horrek esan nahi du enpresaburua bera behartuta dagoela langileen espedienteen aldizkako berrikuspenerako eta zaharkitutako datuak suntsitzeko epe bat ezartzera.
Eskaeraren xehetasunak
Kontratatu ez den eskatzaile bati dagozkion eskaera-datuak deuseztatu behar dira, gehienez ere, eskaera-prozedura amaitu eta hurrengo 4 asteetan. Motibazio- edo eskaera-gutuna, CV-a, portaerari buruzko adierazpena, eskatzailearekiko korrespondentzia bezalako datuak kategoria honetan sartzen dira. Eskatzailearen baimenarekin, datuak urtebetez inguru gorde daitezke.
Birgizarteratzeko prozesua
Langile bat birgizarteratze prozesu bat amaitu eta bere lanpostura itzultzen denean, 2 urteko gehienezko atxikipen-epea aplikatuko da bergizarteratzea amaitu eta gero. Salbuespen bat dago enpresaburua autoasegurua denean. Egoera horretan, 5 urteko atxikipen-epea aplikatuko da.
Gehienez 2 urte lana amaitu eta gero
Langile batek lana utzi ondoren, langileen fitxategiko datu (pertsonalak) gehienek 2 urte arteko atxikipen-epea dute.
Kategoria honetan sartzen dira:
- Lan-kontratuak eta horien aldaketak;
- Dimisioari buruzko korrespondentzia;
- Ebaluazioen eta errendimenduaren berrikuspenen txostenak;
- Igoera/jaitsierarekin lotutako korrespondentzia;
- UWVren eta enpresako medikuaren gaixotasunari buruzko korrespondentzia;
- Gatekeeper Hobekuntza Legeari lotutako txostenak;
- Enpresa Batzordeko kide izateari buruzko akordioak;
- Ziurtagiriaren kopia.
Enplegua amaitu eta gutxienez 5 urte igaro ondoren
Zenbait langile-fitxategiko datuek 5 urteko atxikipen-epea dute. Beraz, enpresaburua behartuta dago datu horiek langileak lana utzi eta 5 urteko epean gordetzera. Hauek dira datu hauek:
- Nominaren gaineko zergaren aitorpenak;
- Langilearen identifikazio agiriaren kopia;
- Etniaren eta jatorriaren datuak;
- Nomina-zergekin lotutako datuak.
Beraz, datu horiek gutxienez bost urtez gorde behar dira, nahiz eta ordezkatu langileen espedientean adierazpen berriekin.
Enplegua amaitu eta gutxienez 7 urte igaro ondoren
Ondoren, enpresaburuak «zerga atxikipen betebeharra» deritzona ere badu. Horrek oinarrizko erregistro guztiak 7 urtez gordetzera behartzen du enpresaburua. Beraz, oinarrizko datuak, soldata-bahiketak, nomina-erregistroak eta soldata-hitzarmenak barne hartzen ditu.
Atxikitzeko epea iraungi al duzu?
Langile-fitxategi bateko datuak gordetzeko gehienezko epea amaitzen denean, enpresaburuak ezin izango ditu datuak erabili. Datu hauek suntsitu behar dira gero.
Gutxieneko atxikipen-epea igarotakoan, enpresaburuak baliteke datu hauek suntsitu. Salbuespen bat aplikatzen da gutxieneko atxikipen-epea igaro eta langileak datuak suntsitzea eskatzen duenean.
Langileen fitxategiak gordetzeko epeei edo beste datu batzuei atxikitzeko epeei buruzko galderarik baduzu? Hala bada, jar zaitez gurekin harremanetan. Gure enplegu abokatuak pozik lagunduko dizu!
